Modelo de solicitud de certificado de estudios

Cuando alguien pide un certificado de estudios suele referirse a uno de dos documentos que conviene no confundir. Uno se limita a acreditar que se está o se estuvo matriculado; el otro, mucho más completo, recoge el expediente entero, con las asignaturas, las calificaciones y la nota media. Este segundo es la certificación académica oficial, y es el que piden los trámites importantes: un traslado de universidad, una convalidación, una oposición o continuar los estudios en otro país. De él trata esta página. Si lo que necesita es solo demostrar que estudia, ese es el certificado de matrícula, que se explica en su propia ficha.

Qué recoge la certificación académica

A diferencia del certificado de matrícula, la certificación académica es una fotografía detallada del expediente. Incluye las asignaturas cursadas y la calificación de cada una, las convocatorias en las que se presentó, los créditos, la nota media y, cuando procede, la titulación obtenida y el idioma en que se impartió cada materia. Como va destinada muchas veces a otros países o a otras universidades, suele incorporar también la escala de calificaciones —qué nota es la mínima para aprobar y cómo se distribuyen las franjas—, un dato sin el cual un evaluador externo no sabría interpretar las notas.

En la universidad se puede pedir en dos formatos: uno resumido, con la asignatura y su calificación, y otro completo, que añade las convocatorias consumidas. Conviene elegir según lo que exija el destinatario, porque para una convalidación o un reconocimiento de créditos suele hacer falta el detalle completo.

Para qué se necesita

La certificación académica es la prueba documental del rendimiento, y por eso aparece en los momentos en que ese rendimiento cuenta:

• Traslado de expediente: al cambiar de universidad o de estudios, el centro de destino pide la certificación de lo cursado y superado para reconocer lo que ya se hizo.
• Convalidación o reconocimiento de créditos: para que una asignatura ya aprobada cuente en otra titulación, hay que acreditar su contenido y su nota.
• Homologación de estudios extranjeros, y a la inversa, para hacer valer estudios españoles fuera. El Ministerio competente calcula incluso la equivalencia de la nota media de los estudios cursados en el extranjero.
• Oposiciones y bolsas de empleo: además de la titulación, algunos baremos puntúan la nota del expediente.
• Becas y acceso a un máster: la nota media es, a menudo, el criterio que ordena a los candidatos.

Cómo se solicita y cuánto cuesta

En la universidad el trámite es electrónico y rápido. Desde la secretaría virtual o la sede electrónica se solicita la certificación, que se expide en PDF con la firma electrónica del secretario general y un código de verificación, a menudo de forma inmediata. A diferencia del certificado de matrícula, este documento lleva tasa: ronda los 27 euros, aunque varía de una universidad a otra. Hay exenciones y descuentos que conviene reclamar si se tiene derecho a ellos —por familia numerosa o monoparental, por discapacidad o por la condición de víctima—, los mismos que se aplican a la matrícula.

En la enseñanza no universitaria —un instituto, un centro de Formación Profesional— la certificación la expide la secretaría del centro. Y si el centro ya no existe, el expediente se conserva en la Consejería de Educación de la comunidad autónoma o en su archivo, que es donde hay que dirigirse entonces.

Cuando el certificado va a otro país

Es uno de los usos más frecuentes de la certificación académica, y el que más requisitos añade. Para que surta efectos fuera de España suele necesitar legalización: la Apostilla de La Haya si el país de destino es parte del convenio, o la legalización por vía diplomática en el resto; los documentos que circulan entre países de la Unión Europea suelen quedar exentos de ese trámite. A ello se suele añadir una traducción jurada al idioma de destino. En sentido inverso, cuando es un expediente extranjero el que se quiere convalidar en España, se exige la certificación con su escala de calificaciones y la traducción jurada, salvo que esté redactada en castellano, catalán o inglés.

No es el título ni el suplemento

Tres documentos se confunden a menudo y conviene separarlos. La certificación académica recoge el expediente con las notas. El título acredita haber obtenido la titulación, pero no detalla el recorrido. Y el Suplemento Europeo al Título es un documento que acompaña al título y describe los estudios para facilitar su reconocimiento internacional. Si le piden una cosa y entrega otra, el trámite se detiene; por eso vale la pena confirmar con el destinatario cuál de los tres necesita.

Modelo de solicitud

En la universidad la solicitud se hace por la sede electrónica, pero cuando el centro no dispone de un trámite en línea —o se trata de un instituto— sirve una instancia como esta. Cambie lo que va entre corchetes por sus datos.

[NOMBRE Y APELLIDOS], con DNI/NIE n.º [NÚMERO], domicilio en [DIRECCIÓN], teléfono [TELÉFONO] y correo electrónico [CORREO], con expediente n.º [SI LO CONOCE],

EXPONE: Que cursó [ESTUDIOS] en este centro durante [PERIODO] y que necesita acreditar su expediente académico para [FINALIDAD: traslado, convalidación, oposición, extranjero u otra].

SOLICITA: Que se le expida una certificación académica oficial, en formato [RESUMIDO / COMPLETO], con las calificaciones obtenidas y la escala de calificaciones, haciendo constar [SI PROCEDE: la nota media].

En [LOCALIDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]. Firma: [FIRMA]

A LA SECRETARÍA DE [CENTRO O UNIVERSIDAD]

Dudas que se repiten

¿En qué se diferencia del certificado de matrícula?

El de matrícula solo dice que está o estuvo matriculado; la certificación académica añade las asignaturas, las calificaciones y la nota media. Para traslados, convalidaciones y oposiciones se necesita esta última.

¿Tiene coste?

En la universidad, sí: una tasa en torno a 27 euros, con exenciones por familia numerosa o monoparental, discapacidad o condición de víctima. En la enseñanza no universitaria suele ser gratuita o de tasa reducida.

¿Sirve el documento electrónico para una convalidación?

El PDF con código de verificación tiene validez. Para el extranjero conviene confirmar si admiten el formato electrónico o exigen papel, y si hace falta apostilla y traducción jurada.

¿Pido la certificación o el título?

Depende del trámite. La certificación detalla el expediente; el título acredita la titulación. Algunos procedimientos piden los dos.

¿Y si la universidad o el instituto ya no existe?

El expediente se conserva en la Consejería de Educación de la comunidad autónoma o en su archivo, que es donde se solicita entonces la certificación.